Mahngebühren 2026: Wie viel darf man berechnen?
Keine gesetzliche Obergrenze, aber klare Grenzen: nur echte Sachkosten, keine Personalpauschalen, erst ab Verzug. Schätze mit dem Rechner die Verzugskosten und ordne ein, was erstattungsfähig ist.
Für Mahngebühren gibt es keine gesetzliche Obergrenze. Als Verzugsschaden erstattungsfähig ist nur der tatsächliche Sachaufwand einer Mahnung — Porto, Papier, Druck. Personal- und Bearbeitungskosten trägt der Gläubiger selbst. Eine vereinbarte Mahnpauschale in Verbraucher-AGB ist nur wirksam, wenn sie den gewöhnlich zu erwartenden Schaden nicht übersteigt und der Nachweis eines geringeren oder fehlenden Schadens ausdrücklich erlaubt ist (§ 309 Nr. 5 BGB) — der BGH hat sogar eine 2,50-€-Pauschale gekippt. Entscheidend ist außerdem der Verzug, nicht die Nummer der Mahnung.
Das Wesentliche
Mahngebühren in 5 Punkten.
- Nur echter Sachaufwand: erstattungsfähig sind allein Porto, Papier und Druck einer Mahnung — es gibt keinen festen zulässigen Euro-Betrag.
- Keine Personalkosten: Arbeitszeit, Bearbeitungs- und Verwaltungsaufwand dürfen nicht umgelegt werden — eine 2,50-€-Pauschale hat der BGH deshalb für unwirksam erklärt (VIII ZR 95/18).
- Pauschale in Verbraucher-AGB nur begrenzt: sie darf den gewöhnlichen Schaden nicht übersteigen, und der Nachweis eines geringeren oder fehlenden Schadens muss erlaubt sein (§ 309 Nr. 5 BGB).
- Entscheidend ist der Verzug, nicht die Mahnungs-Nummer (§ 286 BGB): die Mahnung, die den Verzug erst begründet, ist kostenfrei; weitere Mahnungen sind nicht automatisch kostenpflichtig.
- Verzugszinsen obendrauf: Verbraucher 6,52 %, Entgeltforderung ohne Verbraucher 10,52 %, Immobiliardarlehen 4,02 % (Basiszins 1,52 % ab 1.7.2026; § 288 / § 497 Abs. 4 BGB). Im B2B je verspäteter Entgeltforderung 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB), auf die Mahnkosten angerechnet.
Dein nächster Schritt
Mahnung schon beim Inkasso gelandet?
Prüfe, was ein Inkassobüro maximal fordern darf, erkenne unberechtigte Forderungen und hol zu viel Gezahltes zurück.
Inkasso-Kosten prüfen › · Fake-Inkasso erkennen › · Geld zurückholen ›
Was bei einer Mahnung erstattungsfähig ist
| Posten | Erstattungsfähig? | Maßstab |
|---|---|---|
| Mahnung, die den Verzug erst begründet | Nein | kein Verzug zum Versandzeitpunkt |
| Sachaufwand einer Brief-Mahnung bei bestehendem Verzug | Ja | nur Porto, Papier, Druck (konkret) |
| E-Mail-/SMS-Mahnung | Kaum | i. d. R. kein Porto/Papier |
| Personal-, Bearbeitungs-, Verwaltungskosten | Nein | trägt der Gläubiger selbst (VIII ZR 95/18) |
| Mahnpauschale in Verbraucher-AGB | Begrenzt | § 309 Nr. 5 BGB: nicht über gewöhnl. Schaden + Nachweis geringeren Schadens erlaubt |
| Verzugszinsen Verbraucher (§ 288 Abs. 1) | Ja | 6,52 % p. a.* |
| Verzugszinsen Entgeltford. ohne Verbraucher (§ 288 Abs. 2) | Ja | 10,52 % p. a.* |
| Verzugszinsen Immobiliar-Verbraucherdarlehen (§ 497 Abs. 4) | Ja | 4,02 % p. a.* |
| Verzugspauschale (§ 288 Abs. 5) | Nur ohne Verbraucher | 40 € je verspäteter Entgeltforderung, auf Mahnkosten anrechenbar |
*Basiszinssatz 1,52 % (seit 1.7.2026) + 5 / 9 / 2,5 Prozentpunkte. Quelle: § 288, § 497 Abs. 4 BGB; Deutsche Bundesbank. Der Basiszinssatz ändert sich halbjährlich. Stand Oktober 2026.
Wann Verzug entsteht — und warum das zählt
Mahngebühren und Verzugszinsen dürfen erst verlangt werden, wenn der Schuldner in Verzug ist. Dafür müssen drei Dinge zusammenkommen (§ 286 BGB): Die Forderung ist fällig, die Mahnung ist zugegangen, und der Schuldner hat die Verspätung zu vertreten. Ohne Mahnung tritt Verzug ein, wenn für die Leistung eine kalendermäßig bestimmte oder vertraglich vereinbarte Zeit festgelegt ist — ein bloß einseitig auf die Rechnung geschriebenes Zahlungsdatum genügt dafür regelmäßig nicht.
Die oft zitierte 30-Tage-Regel (§ 286 Abs. 3 BGB) ist keine allgemeine kostenlose Zahlungsfrist: Sie führt nach 30 Tagen ab Fälligkeit und Zugang der Rechnung in den Verzug — gegenüber Verbrauchern aber nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde. Und es gibt keine Pflicht zu drei Mahnungen: Der Gläubiger darf schon nach einer Mahnung weitere Schritte einleiten, muss es aber nicht — zusätzliche Mahnungen erzeugen keine beliebig weiteren erstattungsfähigen Kosten.
So funktioniert der Rechner
Offene Summe, Verzugsdauer und Anzahl der Mahnungen eintragen.
Angesetzte Mahnpauschale, Art der Forderung und ob bei der 1. Mahnung schon Verzug bestand.
Wir schätzen die Verzugskosten und zeigen, woran die Zulässigkeit der Mahnpauschale zu messen ist.
Mahngebühren prüfen und beanstanden
Trenne beim Prüfen immer die vier Kostenarten: Mahngebühren (nur echter Sachaufwand), Verzugszinsen (§ 288 / § 497 BGB), außergerichtliche Inkassokosten (nach RVG gedeckelt) und Gerichtskosten (erst ab gerichtlichem Mahnverfahren). Wird eine pauschale „Mahngebühr" von z. B. 5 € oder 10 € verlangt, lohnt der Blick in die AGB: Eine solche Pauschale ist gegenüber Verbrauchern nur unter § 309 Nr. 5 BGB wirksam. Du kannst der Forderung schriftlich widersprechen, soweit sie den erstattungsfähigen Sachaufwand übersteigt, und eine nachvollziehbare Kostenaufstellung verlangen. Bei einer wirksamen Pauschale kannst du nachweisen, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.
Sonderfall Behörden: Öffentlich-rechtliche Mahngebühren (etwa für Steuern, Bußgelder oder den Rundfunkbeitrag) folgen eigenen Gebührenordnungen und sind hier nicht gemeint. Dieser Ratgeber betrifft privatrechtliche Forderungen zwischen Unternehmen und Kundinnen/Kunden.
Methodik & Quellen
Grundlage sind die gesetzlichen Regelungen zum Zahlungsverzug (§ 286, § 288 BGB), die AGB-Kontrolle pauschalierten Schadensersatzes (§ 309 Nr. 5 BGB) und die BGH-Rechtsprechung, nach der als Verzugsschaden nur die tatsächlich entstandenen, erforderlichen Sachkosten erstattungsfähig sind und Personal-/Bearbeitungsaufwand nicht umgelegt werden darf (BGH, 26.06.2019 – VIII ZR 95/18; zur Erstattungsfähigkeit vorgerichtlicher Kosten auch BGH, 25.10.2007 – III ZR 91/07). Eine feste gesetzliche Obergrenze für Mahngebühren gibt es nicht.
Die Verzugszinsen schätzt der Rechner linear: Forderung × Zinssatz × Verzugstage ⁄ 365. Der Zinssatz folgt aus dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank (§ 247 BGB; 1,52 % seit 1. Juli 2026) zuzüglich 5 Prozentpunkten bei Verbrauchern, 9 Prozentpunkten bei Entgeltforderungen ohne Verbraucher (§ 288 Abs. 1, 2 BGB) bzw. 2,5 Prozentpunkten bei Immobiliar-Verbraucherdarlehen (§ 497 Abs. 4 BGB). Bei Forderungen ohne Verbraucherbeteiligung setzt der Rechner die Verzugspauschale von 40 € an und rechnet die tatsächlichen Mahnkosten darauf an, statt sie zu addieren (§ 288 Abs. 5 BGB; EuGH, 20.10.2022 – C-585/20); die Pauschale fällt je verspäteter Entgeltforderung an. Der Zeitraum ist auf 365 Tage begrenzt, weil der Rechner mit dem aktuellen Basiszinssatz rechnet.
Grenzen: Der Rechner liefert eine Orientierung für den Regelfall, bewertet aber nicht die Zulässigkeit der eingegebenen Mahnpauschale und ersetzt keine Rechtsberatung. Weil der Basiszinssatz halbjährlich (zum 1.1. und 1.7.) wechselt, ist er für länger zurückliegende oder laufende Zeiträume abschnittsweise anzusetzen; der Rechner verwendet durchgängig den aktuellen Satz. Pflege-Rhythmus: Basiszinssatz halbjährlich prüfen und aktualisieren.
Primärquellen: § 286 BGB · § 288 BGB · § 309 Nr. 5 BGB · § 497 BGB · Basiszinssatz (Deutsche Bundesbank)
Häufige Fragen zu Mahngebühren
Wie viel Mahngebühren darf man berechnen?
Es gibt keine feste gesetzliche Obergrenze. Erstattungsfähig ist nur der tatsächliche Sachaufwand einer Mahnung — Porto, Papier, Druck; der Zeit- und Arbeitsaufwand zählt nicht dazu. Eine vereinbarte Mahnpauschale in Verbraucher-AGB ist nur unter § 309 Nr. 5 BGB wirksam: Sie darf den gewöhnlich zu erwartenden Schaden nicht übersteigen, und der Nachweis eines geringeren oder fehlenden Schadens muss ausdrücklich erlaubt sein. Der BGH hat sogar eine 2,50-€-Pauschale für unwirksam erklärt, weil sie nicht erstattungsfähige Kosten enthielt (BGH, 26.06.2019 – VIII ZR 95/18).
Dürfen Personal- oder Bearbeitungskosten in die Mahngebühr?
Nein. Der interne Zeitaufwand, die Arbeitszeit von Mitarbeitern und allgemeine Verwaltungskosten dürfen nicht auf den Schuldner umgelegt werden. Nach der Rechtsprechung trägt der Gläubiger den Bearbeitungsaufwand selbst. Bei E-Mail- oder SMS-Mahnungen entstehen in der Regel keine Porto- und Papierkosten, sodass sich eine Briefkostenpauschale dort nicht übertragen lässt.
Kann schon die erste Mahnung Gebühren kosten?
Es kommt nicht auf die Nummer der Mahnung an, sondern darauf, ob bei ihrem Versand bereits Verzug bestand. Begründet die Mahnung den Verzug überhaupt erst, sind für sie keine Mahnkosten erstattungsfähig. Bestand der Verzug schon vorher, können bereits für die erste Mahnung echte Sachkosten anfallen. Weitere Mahnungen sind nicht automatisch kostenpflichtig.
Wann ist man überhaupt in Zahlungsverzug?
Verzug setzt nach § 286 BGB eine fällige Forderung, den Zugang einer Mahnung und das Vertretenmüssen des Schuldners voraus. Ohne Mahnung tritt Verzug ein, wenn für die Leistung eine kalendermäßig bestimmte oder vertraglich vereinbarte Zeit festgelegt ist, oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung — bei Verbrauchern nur mit ausdrücklichem Hinweis in der Rechnung. Ein einseitig auf die Rechnung geschriebenes Zahlungsdatum genügt für sich genommen nicht.
Wie hoch sind die Verzugszinsen ab 1. Juli 2026?
Bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB), bei Entgeltforderungen ohne Verbraucherbeteiligung 9 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz beträgt seit 1. Juli 2026 1,52 % — daraus ergeben sich 6,52 % bzw. 10,52 %. Bei Immobiliar-Verbraucherdarlehen gelten abweichend 2,5 Prozentpunkte, also 4,02 % (§ 497 Abs. 4 BGB). Der Basiszinssatz ändert sich halbjährlich zum 1.1. und 1.7. — für länger zurückliegende Zeiträume ist er abschnittsweise anzusetzen.
Wann fallen die 40 € Verzugspauschale an?
Die Pauschale von 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB setzt eine Entgeltforderung, Verzug und einen Schuldner voraus, der kein Verbraucher ist. Sie fällt je verspäteter Entgeltforderung (Geschäftsvorgang) an, nicht je Mahnschreiben; mehrere offene Forderungen können mehrere Pauschalen auslösen (EuGH, 20.10.2022 – C-585/20). Tatsächliche Mahn- und Rechtsverfolgungskosten werden auf die Pauschale angerechnet, nicht addiert. Gegenüber Verbrauchern gibt es diese Pauschale nicht.
Gelten für Behörden-Mahngebühren dieselben Regeln?
Nein. Öffentlich-rechtliche Mahngebühren von Ämtern und Behörden (etwa für Steuern, Bußgelder oder den Rundfunkbeitrag) richten sich nach eigenen Gebührenordnungen und nicht nach den hier beschriebenen zivilrechtlichen Regeln. Dieser Ratgeber und der Rechner betreffen privatrechtliche Forderungen.
Passende Rechner & Ratgeber
Forderung prüfen, Rechte kennen, Schulden abbauen.
Was darf das Inkasso maximal fordern?
Echte von unberechtigten Forderungen unterscheiden.
Was sich 2026 für Schuldner ändert.
Schritt für Schritt raus aus dem Mahn-Kreislauf.
Alle Rechner & Ratgeber zu deinem Geld.