Unterlagen-Check: Was aufheben, was darf weg?
Kontoauszüge, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen — muss das alles in der Kiste bleiben? Such dein Dokument und sieh sofort, wie lange du es aufheben solltest und was du entsorgen kannst. Stand 2026, als Orientierung, keine Rechtsberatung.
Privatpersonen haben fast nie eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Es gibt nur zwei Ausnahmen: grundstücksbezogene Handwerker-Rechnungen (2 Jahre, § 14b UStG) und Unterlagen bei Einkünften über 500.000 € (6 Jahre, § 147a AO). Alles andere ist eine Empfehlung — meist reichen 3 Jahre für Finanzbelege, Wichtiges bewahrst du dauerhaft auf. Und fast alles darf man einscannen und das Papier entsorgen; nur Originalurkunden bleiben.
| Dokument | Aufbewahren | Warum |
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Warum diese Fristen gelten und wie du dein Papier-Chaos einmal aufräumst, erklärt unser Ratgeber Welche Unterlagen wie lange aufheben. Und für die komplette Finanz-Bestandsaufnahme: der Finanz-Check.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich als Privatperson Kontoauszüge aufheben?
Für Privatpersonen gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht. Empfohlen sind drei Jahre, weil die meisten Forderungen nach drei Jahren zum Jahresende verjähren (§ 195 BGB). Belegen die Auszüge Handwerker- bzw. grundstücksbezogene Leistungen, gilt die 2-Jahres-Pflicht nach § 14b UStG.
Welche Unterlagen müssen Privatpersonen gesetzlich aufbewahren?
Zwei Fälle: Rechnungen und Zahlungsbelege für Leistungen an einem Grundstück (z. B. Handwerker) — zwei Jahre (§ 14b UStG). Und wer positive Einkünfte über 500.000 € pro Jahr hat — steuerrelevante Unterlagen sechs Jahre (§ 147a AO). Sonst gibt es für Private keine Pflicht, nur Empfehlungen.
Darf ich Dokumente einscannen und die Originale wegwerfen?
Für die meisten privaten Belege ja — Kassenbons, Rechnungen, Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen und Steuerbescheide darf man digitalisieren und das Papier entsorgen. Ausnahme sind Originalurkunden (Geburts-, Heirats-, Scheidungsurkunde, notarielle Dokumente, Zeugnisse) — die im Original behalten.
Ist der Unterlagen-Check eine Rechtsberatung?
Nein. Der Check gibt eine Orientierung mit den üblichen gesetzlichen und empfohlenen Fristen. Im Einzelfall — etwa bei laufenden Streitigkeiten, Steuerprüfungen oder Gewährleistungsfällen — können längere Fristen sinnvoll sein.